Der Nachlass Ernst Wahles wurde am 01.02.1984 von Prof. Harald Hauptmann, dem damaligen Leiter des Instituts für Ur- und Frühgeschichte der Universität Heidelberg, an die Universitätsbibliothek Heidelberg übergeben. Der Nachlass wird dort unter der Signatur Heid. Hs. 3989 aufbewahrt. Vor Projektbeginn stellte ein maschinenschriftliches, vom damaligen Asisstenten Dr. Manfred Hein erstelltes Verzeichnis, in dem der Bestand – nach den Transportkisten sortiert - summarisch aufgelistet wird, das einzige Erschließungsinstrument des Aktenmaterials dar. Im Nachlaß selbst befindet sich zudem ein handgeschriebenes „Verzeichnis der Lichtbilder“ mit einer Groberschließung des Bildmaterials.

Der in Heidelberg aufbewahrte wissenschaftliche Nachlaß Ernst Wahles ist als geschlossen zu bezeichnen. Seine umfangreiche und bedeutende Bibliothek wurde nach seinem Tod leider an ein Antiquariat verkauft. Der Nachlaß enthält folgende Materialien: Biographica, Bibliographica, Autobiographica, Korrespondenzen mit Fachkollegen bzw. Institutionen, Rezensionen, Vorträge, Aufsätze, Postkarten, Photographien, Dokumente zur Person, Ehren- und Ernennungsurkunden, Materialsammlungen (u.a. von Museumsreisen), Manuskripte, Vorlesungssonderdrucke und Miszellaneen.

Ziel des Projektes ist es, den kompletten Nachlaß datenbankgestützt zu verzeichnen und wissenschaftlich zu erschließen. Durch die sachgerechte, alterungsbeständige Verpackung der verschiedenen Materialien soll der Nachlaß auch konservatorisch gesichert werden.

Die Verzeichnung der Akten wird in dem nationalen Nachweisinstrument für Nachlässe und Autographen „Kalliope“ vorgenommen werden. Im Verlauf des Projekts ist festzulegen, wie tief die Erschließung über KALLIOPE erfolgen soll. Vorbild hierbei wird das derzeit laufende DFG-Projekt „Nachlass Prof. Dr. Georg Kossack“, ebenfalls ein bedeutender deutscher Ur- und Frühgeschichtler des 20. Jahrhunderts, das derzeit u.a. vom Landesamt für Denkmalpflege und Archäologie Sachsen-Anhalt in Halle, dem Deutschen Archäologischen Institut (DAI) und der Römisch-Germanischen Kommission (RGK) in Frankfurt/Main durchgeführt wird.

Die erweiterte Formalerschließung erfolgt beispielsweise im Falle von Korrespondenzen als Aufnahme von Schreiber und Empfänger bzw. im Falle der Manuskripte von Titel, Ort, Datum, Umfang und Ausreifungsgrad der Akte. Daneben wird eine stichwortartige Inhaltsangabe des Schreibens bzw. des Manuskriptes erfolgen oder in einigen Fällen vollständige oder Teil-Transkriptionen erstellt. Im Rahmen dieser Arbeiten ist auch die Verlinkung zwischen "Kalliope" und den auf den Servern der UB Heidelberg gespeicherten Digitalisiaten durchgeführt. Grundlage der Katalogisierung in "Kalliope" sind die „Regeln zur Erschließung von Nachlässen und Autographen, Berlin - Wien 2010 (RNA)".

Die Online-Präsentation des digitalisierten Bildmaterials wird in der von der Universitätsbibliothek Heidelberg betriebenen Bild- und Multimediadatenbank heidICON bereitgestellt. Hierfür wird ein eigener, direkt ansteuerbarer Bildpool für das aus dem Projekt stammende Bildmaterial eingerichtet, der über den Gastzugang von HeidICON weltweit frei zugänglich ist.

Die für die Digitalisierung zu wählenden Archivalien, wie z.B. Lebensdokumente, Briefe, Fundzeichnungen oder Photographien sollen im hauseigenen Digitalisierungszentrum in Auswahl digitalisiert und – unter Berücksichtigung urheberrechtlicher Vorgaben – online bereitgestellt werden. Dies erfolgt je nach Dokumenttyp entweder ebenfalls in der Bilddatenbank „HeidICON“ oder über das in der UB für die Digitalisierung von Hand- und Druckschriften etablierte Workflow-System „DWork“.

Alle im Projektverlauf erzielten Ergebnisse stehen zukünftig weltweit den Fachwissenschaftlern und der interessierten Öffentlichkeit zeit- und ortsungebunden zur Verfügung. Neben der Bereitstellung über Kalliope und HeidICON werden sie sie im Rahmen eines „Themenportal“ in der von der DFG-geförderten Virtuellen Fachbibliothek Altertumswissenschaften „Propylaeum“ gebündelt online präsentiert. Zur Kontextualisierung der Projektergebnisse sollen über dieses Portal auch Informationen zum Werk und zur Bedeutung Ernst Wahles sowie zur quellenkritischen Einschätzung des Nachlasses bereitgestellt werden. Die Eingabe der Daten erfolgt direkt von Heidelberg aus im Content Management System TYPO3 von Propylaeum. Die Integration der Projektergebnisse in andere nationale und internationale Angebote, vor allem fachlich relevante Vernetzungsmöglichkeiten, z.B. mit anderen Projekten zur Erschließung von Archäologennachlässen, soll mit Nachdruck betrieben werden.